Optimal Sales & Merchandising acopera urmatoarele activitati importante:

• Merchandising
• Prevanzare (vanzare pe baza de comanda)
• Vanzare directa (facturare din VAN)
• Incasare

Principalele functionalitati pentru fiecare din modulele enumerate anterior sunt descrise in continuare.

Activitatea de Merchandising

• Managementul informatiei despre punctele de vanzare si clienti (firme), inclusiv a contractelor pentru echipamente sau materiale promotionale de valoare mare

• Vizualizarea datelor “istorice” ale clientilor (vizitele anterioare)
• Planul zilnic de vizitare a punctelor de vanzare (rutarea) – se face pe baza unor criterii prestabilite (zi de vizita, frecventa de vizitare, etc.)
• Culegerea de informatii despre prezenta produselor proprii si ale concurentei
• Colectarea de informatii despre echipamentele si materialele promotionale concurente, instalate la punctele de vanzare
• Colectarea de informatii referitoare la preturile produselor proprii si ale concurentei

• Monitorizarea promotiilor
• Monitorizarea distribuitorilor proprii si agentilor acestora
• Gestionarea eficientei agentilor proprii (timpi de vizitare, timpi de deplasare, alte activitati)
• Alte informatii importante despre piata.

Prevanzarea

• Gestionarea datelor despre clienti (discounturi acordate, termene de plata, situatie financiara – datorii curente), inclusiv a clasificarii lor pe diferite criterii
• Gestionarea informatiei despre produse (discounturi, reduceri de pret, promotii)
• Preluarea comenzilor, pornind de la “istoricul” de achizitii ale clientului (“propunere de comanda”)
• Blocarea comenzii, limitarea valorii ei sau atentionarea in functie de situatia creditarii clientului
• Gestionarea realizarii planului de vanzare de catre agent
• Planul zilnic de vizitare a punctelor de vanzare (rutarea).

Vanzarea directa

• Gestionarea datelor despre clienti, inclusiv a diverselor clasificari
• Gestionarea informatiei despre produse (discounturi, reduceri de pret, promotii)
• Emiterea de factura (inclusiv tiparirea), pornind de la “istoricul” de achizitii ale clientului
• Blocarea facturii, limitarea valorii ei sau atentionarea in functie de situatia creditului pe client
• Gestionarea stocului din VAN: incarcare, descarcare, stoc curent, inclusiv posibilitatea de transfer de produse spre un alt VAN
• Returnarea produselor de catre client
• Gestionarea realizarii planului de vanzare de catre agent
• Planul zilnic de vizitare a punctelor de vanzare.

Incasarea

• Inregistrarea de plati facute de client, pe una sau mai multe facturi neplatite, integral sau partial, in numerar sau prin transfer bancar
• Gestionarea realizarii planului de incasare de catre agent.

Aplicatia BackOffice - specificatii functionale

Principalele functionalitati ale aplicatiei BackOffice sunt:

• Gestionarea universului de puncte de vanzare existente si a noilor puncte de vanzare importate din PocketPC
• Gestionarea fortei de vanzare proprii
• Managementul structurii de produse proprii si concurente
• Gestionarea comenzilor si/sau facturilor emise de agenti, respectiv a platilor de la clienti
• Gestionarea automata sau manuala a rutelor zilnice ale agentilor
• Managementul datelor de merchandising mi
• Analize si rapoarte de management
• Importul/exportul de la/catre sistemul ERP sau alte sisteme informatice.

Managementul datelor de merchandising

Datele de merchandising sunt colectate pe PDA prin intermediul unor structuri dinamice numite chestionare (sau Call cards).

Optimal Sales & Merchandising contine urmatoarele tipuri de chestionare standard:

• Prezenta produse proprii si concurente (Distributia produselor)
• Prezenta echipamente si materiale promotionale, proprii si concurente
• Preturi produse proprii si concurente
• Numar de “fete” (Facings)
• Stocuri produse proprii
• Urmarire promotii proprii sau ale concurentei
• Monitorizare a distribuitorilor proprii de catre agenti
• Monitorizare a agentilor de catre Supervizori.

Pentru fiecare tip de chestionar se pot defini mai multe chestionare active simultan.

Analize si rapoarte de management

Aplicatia BackOffice asigura un instrument puternic de analiza si raportare bazat in principal pe Microsoft OLAP (On Line Analythical Processing – Procesare analitica on-line) si Excel Pivot tables. Exista si un numar limitat de rapoarte statice (gen “lista de...”), generate tot in Excel, dar in format uzual.

Pentru activitatea de merchandising, rapoartele se grupeaza in urmatoarele categorii:

• Analiza punctelor de vanzare
• Analiza datelor de merchandising culese prin intermediul chestionarelor, pe o anumita perioada de timp, dar si evolutia lor pe “cuante” de timp prestabilite
• Analiza eficientei fortei de vanzare
• Analiza altor informatii