Aplicaţia Optimal Fixed Assets dezvoltata de compania Optima Group are ca scop gestionarea mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar din patrimoniu precum şi calculul amortizării lunare. Pentru procesul de inventariere, aplicatia foloseste tehnologia codurilor de bare.

Soluţia presupune folosirea unei aplicaţii centrale de administrare a inventarului instalată în reţea şi folosirea unui număr de terminale mobile care să realizeze inventarierea în locaţii şi să raporteze datele în aplicaţia centrală.

Sistemul de inventariere de mijloace fixe al Optima Group este compus din 2 parti:

• partea de server
• partea de client

Clientul poate rula pe Pocket PC sau pe Palm OS.

Aplicatia de inventariere foloseste, ca sistem de baze de date, serverul Microsoft SQL Server 2000. Utilizatorul poate achizitiona de la Optima Group acest pachet oferit de Microsoft sau poate folosi anumite componente ale acestuia gratuit (MSDE – Microsoft Desktop Engine).

Funcţiile aplicaţiei Optimal Fixed Assets:

Aplicaţia server executa urmatoarele funcţii:

• Gestionarea completă pe grupe şi subgrupe de clasificare a mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar. Sunt incluse aici adăugările, modificările şi eliminările de obiecte, precum şi mişcările de inventar, transferuri între locaţii.
• Gestionarea locaţiilor (sucursalelor) şi a patrimoniului acestora (realizarea inventarului fizic al locaţiilor aflate în diverse puncte ale ţării).
• Gestionarea tuturor obiectelor din patrimoniu şi a incintelor din locaţii prin coduri de bare identificabile cu ajutorul terminalelor mobile.
• Calculaţiile necesare pentru amortizarea lunară conform algoritmilor introduşi pe tipuri de amortizare.
• Posibilitatea de a face ajustările necesare în calculul amortizării, reevaluări, contracte de leasing sau alte situaţii identificabile ulterior.
• Posibilitatea de a vizualiza situaţia patrimoniului şi a amortizării în luni anterioare.
• Posibilitatea de a reveni pentru recalcul sau modificări în luna anterioară.
• Păstrarea unui istoric al mişcărilor obiectelor din patrimoniu (mişcări între diferitele încăperi ale unei locaţii, precum şi între locaţii).
• Realizarea rapoartelor necesare (inventar, amortizare, mişcări).
• Raportarea datelor de inventar culese prin terminalul mobil în aplicaţia centrală. Crearea automată a corelaţiilor necesare pentru a sincroniza stocul scriptic cu cel faptic (inclusiv crearea automată a mişcărilor şi a istoricului mişcărilor).
• Crearea notei de amortizare. Exportul către aplicaţia de contabilitate a valorii amortizării lunare pe locaţii şi grupe de clasificare.
• Funcţii speciale pentru crearea şi tipărirea codurilor de bare.
• Posibilitatea lansării aplicaţiei de la mai multe staţii de lucru, simultan sau alternativ.
• Posibilitatea lansării aplicaţiei şi a conectării la baza de date server prin diferiţi utilizatori cu drepturi explicite de utilizare.
• Alte funcţii necesare gestionării bazei de date, întreţinere, administrare, gestiune utilizatori.

Funcţii specifice aplicaţiei terminal:

• Culegere de la baza de date server a informaţiilor despre inventarul unei locaţii în vederea verificărilor.
• Funcţie pentru identificarea (verificarea) existenţei obiectului prin citirea codului de bare.
• Funcţie pentru transmiterea (sincronizarea) inventarului verificat cu baza de date server (aflat la Head Office).
• Funcţii minime pentru afişarea datelor (a inventarului) la terminalul mobil (pe grupe de clasificare, pe incinte, pe articole identificate/neidentificate, etc.)

Modulele aplicaţiei Optimal Fixed Assets :

Modulul pentru calculul amortizării lunare

• Reevaluări ale unor mijloace fixe (selecţii, coeficienţi)
• Creşteri TVA contracte leasing
• Amortizarea propriu-zisă
• Crearea notei de amortizare

Modulul pentru crearea de rapoarte

• Rapoarte de inventar după diferite criterii
• Jurnal mişcări
• Rapoarte de amortizare
• Jurnal pentru operaţiuni de reevaluare
• Submodul special pentru tipărirea codurilor de bare

Modulul de administrare

• Schimbarea lunii de lucru
• Administrarea utilizatorilor. Schema drepturilor de utilizare:

Avantaje ale folosirii acestui sistem:

• reducerea costurilor alocate inventarierii cu 50-60%
• reducerea timpilor alocati inventarierii
• localizarea oricarui mijloc fix
• luarea deciziilor asupra casarii in functie de starea constatata pe teren
• evidenta mijloacelor fixe si a obiectelor de inventar este mai stricta
• urmarirea miscarilor mijloacelor fixe