Servicii de inventariere MF și OI cu coduri de bare/RFID

Identificare, etichetare și raportare

Fiecare organizație investește sume considerabile în activele fixe sau circulante, care asigură motorul derulării activității economice. De aceea, dincolo de obligația legală de realizare a inventarierii financiar-contabile, administratorii de patrimoniu trebuie să organizeze activitățile de monitorizare operativă a tuturor elementelor de activ. Serviciile 
de inventariere oferite de Optima Group acoperă toate tipurile de active fixe sau circulante: mijloace fixe, obiecte de inventar, stocuri.



Rezultate sigure și independente

Metodologia de lucru utilizată de Optima Group asigură imparțialitatea operațiunii de inventariere, agenții de inventar fiind independenți de gestiunea patrimonială. Inventarierea se realizează prin utilizarea terminalelor mobile echipate cu cititoare laser de coduri de bare sau de etichete inteligente (RFID) pentru citirea etichetelor aplicate pe obiecte, astfel fiind confirmată existența fizică și identitatea corectă a obiectelor. Această procedură aduce beneficii imediate pentru acționari, consilii de administrație și conducerile organizațiilor patrimoniale, prin furnizarea unor rapoarte corecte și de încredere.
În etapa de iniţiere, Optima va identifica cerinţele tuturor persoanelor implicate, atât din departamentele financiar contabil cât şi din IT, operaţional, gestionare patrimoniu, achiziţii, etc şi va întocmi procedura de inventariere detaliată, ţinând cont şi de indicatorii cantitativi care se propun a fi atinşi. 
Activităţile din această etapă acoperite de consultanţii Optima includ:

Optima-Scheme-v1_01-RO

Un rezultat important al acestei etape de iniţiere este întocmirea procedurii de inventariere. Procedura va conţine aspecte precum:

  • Structura comisiei de inventariere;
  • Reguli pentru listarea etichetelor;
  • Dotarea agentului de inventariere;
  • Reguli de inventariere bunuri IT/Non IT;
  • Obiecte neetichetabile;
  • Obiecte care nu fac parte din inventar;
  • Dotarea standard a unei agenţii;
  • Reguli pentru crearea obiectelor neidentificate;
  • Responsabilităţile agentului de inventariere, reprezentanţilor regionali de patrimoniu, persoanelor de contact locale, coordonatorului naţional, etc;
  • Reguli de comunicare;
  • Instrucţiuni pentru reconciliere;
  • Finalizarea acţiunii de inventariere;
  • Rapoartele de inventariere.

În etapa de inventariere în teren, agenţii Optima vor realiza inventarierea patrimoniului, în teren, cu ajutorul terminalelor cu coduri de bare şi a aplicaţiei Optimal Fixed Assets, prin parcurgerea următorilor paşi:

Optima-Scheme-v1_02-RO[1]

După culegerea datelor din teren, consultanţii Optima Group se vor implica, alături de responsabilii de patrimoniu de la nivel local, regional şi naţional, în reconcilierea datelor, realizând propuneri de asociere între bunurile negasite şi cele neidentificate, precum şi corecţii generale asupra datelor primare de inventariere. Decizia finală în privinţa reconcilierilor realizate aparţine responsabililor de patrimoniu.

serv-inv-10

Proceduri de inventariere patrimoniu

Conform Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, aprobate prin OMFP 2861 / 2009 :
Raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere revine ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii, in special administratorului companiei cu respectarea prevederilor pct.4 alin(4) din Norme. Inventarierea anuala se face , de regula, cu ocazia încheierii exercitiului financiar, precum si/sau în urmatoarele situatii:

  • ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;
  • cu prilejul reorganizarii gestiunilor;
  • în alte cazuri prevazute de lege.

Daca în situatiile enumerate mai sus sunt inventariate toate elementele de natura activelor dintr- o gestiune, aceasta poate tine loc de inventariere anuala.
 Toate elementele de natura activelor trebuie sa fie date în raspundere gestionara sau în folosinta, dupa caz, salariatilor ori administratorilor entitatilor. 
Inventarierea se efectueaza de catre comisiile de inventariere, numite prin decizie scrisa.

COMISIA CENTRALA

Comisiile de inventariere sunt coordonate de catre o comisie centrala, numita prin decizie scrisa. Comisia Centrala de inventariere are ca sarcina sa organizeze, sa instruiasca, sa supravegheze si sa controleze modul de efectuare a operatiunilor de inventariere.
Comisia Centrala de inventariere raspunde de efectuarea tuturor lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor legale.

COMISIILE DE INVENTARIERE

Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii, contabilii care tin evidenta gestiunii respective (dar pot participa la efectuarea operatiunilor de inventariere) si nici auditorii interni. 
Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi înlocuiti decât în cazuri bine justificate si numai prin decizie scrisa.

Masuri organizatorice care trebuie luate de catre comisia de inventariere:

  • înainte de începerea operatiunii de inventariere sa ia de la gestionarul raspunzator de gestiunea bunurilor o declaratie scrisa.

Declaratia se dateaza si se semneaza de catre gestionarul raspunzator de gestiunea bunurilor si de catre comisia de inventariere. Semnarea declaratiei de catre gestionar se face în fata comisiei de inventariere.

  • sa identifice toate locurile (incaperile) în care exista bunuri ce urmeaza a fi
 inventariate;
  • sa bareze si sa semneze, la ultima operatiune, fisele de magazie, mentionând data la care s-au inventariat bunurile, verificând situatia scriptica a gestiunii cu evidenta faptica.

Toate bunurile ce se inventariaza se înscriu în listele de inventariere, care trebuie sa se întocmeasca pe locuri de depozitare, pe gestiuni si pe categorii de bunuri.
 Inventarierea imobilizarilor necorporale (licente , softuri, programe) se efectueaza prin constatarea existentei acestora la locurile/entitatea care le utilizeaza.
Inventarierea terenurilor se efectueaza pe baza documentelor care atesta dreptul de proprietate al acestora si a altor documente, potrivit legii.
Cladirile se inventariaza prin identificarea lor pe baza titlurilor de proprietate si a dosarului tehnic al acestora. Investitiile puse în functiune total sau partial, carora nu li s-au întocmit formele de înregistrare ca imobilizari corporale, se înscriu în liste de inventariere distincte.
Lucrarile de investitii care nu se mai executa, fiind sistate sau abandonate, se înscriu în liste de inventariere distincte, mentionându-se cauzele sistarii sau abandonarii, aprobarea de sistare sau abandonare, masurile ce se propun în legatura cu aceste lucrari.
Pentru lucrarile în curs de executie, se specifica valoarea determinata potrivit stadiului de executie, pe baza valorii din documentatia existenta si în functie de volumul lucrarilor realizate la data inventarierii. Bunurile din domeniul public al statului date în administrare institutiilor
 publice se inventariaza si se înscriu în listele de inventariere distincte în cadrul acestor unitati.
Bunurile aflate asupra angajatilor la data inventarierii (echipament, cazarmament,scule, unelte, etc) se inventariaza si se trec în liste de inventariere distincte, specificându-se persoanele care raspund de pastrarea lor.
Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fara miscare ori greu vandabile, comenzi în curs, abandonate sau sistate, precum si pentru creantele si obligatiile incerte ori în litigiu se întocmesc liste de inventariere distincte sau situatii analitice separate, dupa caz.
Creantele si obligatiile fata de terti sunt supuse verificarii si confirmarii pe 
baza extraselor soldurilor debitoare si creditoare ale conturilor de creante si datorii, potrivit «extrasului de cont » (cod 14-6-3) sau punctajelor reciproce scrise.

Disponibilitatile banesti, cecurile, bilete la ordin, scrisori de garantie, precum si alte valori aflate în casierie se inventariaza conform prevederilor legale, în ultima zi lucratoare a exercitiului financiar, confruntându-se soldurile din registrul de casa cu monetarul si cu cele din contabilitate.
Disponibilitatile aflate în conturi la banci si trezorerie se inventariaza prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitate.Pentru toate celelalte elemente de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, cu ocazia inventarierii, se verifica realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la terti se fac cereri de confirmare, care se vor atasa la listele respective dupa primirea confirmarii.

Doresti sa stii cat costa serviciile de inventariere active oferite de catre Optima?

Beneficiile serviciilor de inventariere active cu Optima Group:

  • număr mare de agenţi cu experienţă pe care îi putem mobiliza în timp scurt;
  • metodă de lucru optimizată, care permite un timp scurt de realizare a acestei
    operaţiuni;
  • date livrate în format electronic cu posibilitatea de vizualizare online, prin produse
    software proprii;
  • proceduri de lucru certificate ISO 9001:2008;
  • un cost corect si eficient asociat unui serviciu ireprosabil;
  • rapoarte complete conform legislatiei in vigoare.
dreamstimemaximum_1385323
serv-inv4

Industrii

In functie de domeniile de activitate, piata de inventariere active se structureaza astfel (sursa: Optima Group):

Doresti sa aflii mai multe informatii despre serviciile de inventariere active?